Hukuki Bilgilendirme
KVKK Aydınlatma Metni
Son güncelleme: 3 Ekim 2026
1. Veri Sorumlusu ve Rolleri
HeptaCert platformu Samet Ünsal tarafından bireysel olarak işletilmektedir ("Heptapus Group" bir marka adıdır; tescilli bir şirket unvanı değildir). Platformun üyelik, hesap güvenliği, sistem kayıtları ve platform işletimi kapsamındaki verilerde işleten, işleme bağlamına göre veri sorumlusu veya veri işleyen sıfatıyla hareket edebilir. İletişim: contact@heptapusgroup.com
2. Etkinlik Düzenleyicisinin Rolü
Etkinlik kayıt sürecinde toplanan ad-soyad, iletişim bilgisi, TC kimlik no, pasaport no, öğrenci no, doğum tarihi, adres, form yanıtları, belge yüklemeleri ve benzeri etkinliğe özgü verilerde etkinliği düzenleyen kişi/kurum ayrıca bağımsız veri sorumlusu olabilir. Bu alanların hangi amaçla toplandığı, hangi hukuki sebebe dayandığı, kimlerle paylaşıldığı ve ne kadar süre saklandığı organizatörün sorumluluğundadır.
3. İşlenen Veri Kategorileri
Kimlik ve iletişim verileri, hesap/oturum verileri, işlem geçmişi, ödeme referansları, güvenlik logları ve kullanıcı tarafından etkinlik bazında girilen ek veriler işlenebilir.
4. İşleme Amaçları
Hesap açılışı, kimlik doğrulama, etkinlik kayıt operasyonu, sertifika üretimi, ödeme süreçleri, güvenlik, dolandırıcılık önleme, destek hizmetleri ve yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amaçlarıyla veri işlenir.
5. Hukuki Sebepler
Veriler; sözleşmenin kurulması/ifası, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, meşru menfaat ve gerektiğinde açık rıza hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir. Etkinlik düzenleyicileri kendi hukuki sebep seçimi ve aydınlatma yükümlülüklerinden sorumludur.
6. Kişisel Verilerin Aktarımı, Yurt Dışı Sunucular ve Hetzner Altyapısı
HeptaCert hizmetlerinin sunulması, platform altyapısının işletilmesi, kullanıcı ve etkinlik kayıtlarının tutulması, sertifika oluşturma süreçlerinin yürütülmesi, sistem güvenliğinin sağlanması, yedekleme, bakım, teknik destek, hata kayıtlarının incelenmesi, siber güvenlik önlemlerinin uygulanması ve hizmet sürekliliğinin sağlanması amaçlarıyla kişisel verileriniz elektronik ortamda işlenebilir. HeptaCert, teknik altyapı ve sunucu barındırma hizmetleri kapsamında Hetzner Online GmbH tarafından sağlanan sunucu ve veri merkezi altyapısından yararlanmaktadır. HeptaCert ile Hetzner Online GmbH arasında veri işleme faaliyetlerine ilişkin Data Processing Agreement / Veri İşleme Sözleşmesi akdedilmiştir. Bu sözleşme kapsamında Hetzner Online GmbH, kişisel verileri altyapı ve barındırma hizmetlerinin sağlanması amacıyla, uygun teknik ve organizasyonel tedbirleri uygulayarak ve HeptaCert’in talimatları doğrultusunda işler. Kullanılan sunucular Finlandiya'nın Helsinki bölgesinde bulunmaktadır. Bu nedenle HeptaCert tarafından işlenen kişisel verileriniz, hizmetin sunulması için gerekli olduğu ölçüde Finlandiya'nın Helsinki bölgesinde bulunan sunucularda saklanabilir, işlenebilir, yedeklenebilir veya teknik olarak erişilebilir hale gelebilir. Bu kapsamda yurt dışına aktarılabilecek kişisel veriler; kimlik bilgileri, iletişim bilgileri, kullanıcı hesabı bilgileri, etkinlik kayıt bilgileri, sertifika bilgileri, işlem güvenliği bilgileri, log kayıtları, IP adresi, cihaz ve tarayıcı bilgileri ile hizmetin niteliğine göre kullanıcı tarafından sisteme girilen diğer bilgilerden oluşabilir. Yurt dışına aktarım; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, ilgili ikincil mevzuat ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararlarına uygun olarak, ilgili aktarım şartlarının mevcut olması halinde gerçekleştirilir. Aktarım, hizmetin ifası, sistem güvenliği, veri yedekleme, teknik altyapı yönetimi ve sözleşmesel yükümlülüklerin yerine getirilmesi amaçlarıyla sınırlıdır. HeptaCert, kişisel verilerin yurt dışında işlenmesi sürecinde uygun teknik ve idari tedbirlerin alınması için makul özeni gösterir. Hetzner Online GmbH, altyapı sağlayıcısı sıfatıyla kişisel verileri yalnızca barındırma ve teknik altyapı hizmetlerinin sağlanması amacıyla işleyebilir.
6.a Yapay Zekâ Asistanlarına Aktarım
Kullanıcı HeptaCert hesabını ChatGPT eklentisi veya MCP uyumlu başka bir yapay zekâ asistanına bağladığında, kullanıcının asistandan istediği işlem için gereken veriler (ör. etkinlik bilgileri, katılımcı adı ve e-posta adresi, check-in ve sertifika durumu) asistan sağlayıcısına (ChatGPT için OpenAI, L.L.C., ABD) aktarılır. Bu aktarım kullanıcının bağlantıyı kurması ve talepte bulunmasıyla gerçekleşir; ayrıntılar Gizlilik Politikası'ndaki Yapay Zekâ Asistanı Entegrasyonları bölümündedir.
7. Saklama Süresi
Kişisel veriler aşağıdaki kategoriler bazında belirtilen süreler boyunca saklanır ve süre sonunda silinir, yok edilir veya anonimleştirilir: Hesap ve kimlik bilgileri hesabın aktif olduğu süre + 2 yıl; ödeme ve fatura kayıtları 10 yıl (Vergi Usul Kanunu md. 253); sertifika kayıtları hesabın aktif olduğu süre; etkinlik ve katılımcı kayıtları etkinlik tarihinden itibaren 3 yıl; güvenlik ve sistem logları 1 yıl; destek talepleri kapanış tarihinden itibaren 2 yıl. Hesap silme talebini takiben kişisel veriler yasal saklama zorunlulukları dışında 30 gün içinde silinir veya anonimleştirilir.
8. Veri Güvenliği
HeptaCert; HTTPS/TLS ile şifreli bağlantı, parola hashleme, rol ve organizasyon bazlı erişim yetkilendirmesi, OAuth kapsam (scope) sınırları, kayıt izleme, oran sınırlama, yedekleme ve sunucu güvenliği gibi makul teknik ve idari tedbirler uygular. Sunucu altyapısı, Veri İşleme Sözleşmesi (Data Processing Agreement) akdedilmiş olan Hetzner Online GmbH tarafından Finlandiya'nın Helsinki bölgesinde sağlanır; bu sözleşme teknik ve organizasyonel tedbirler, gizlilik yükümlülükleri, veri ihlali bildirimleri, alt işleyen kullanımı ve denetim/destek süreçlerini düzenler. Kişisel verilerin bulunduğu sistemlere erişim yalnızca yetkilendirilmiş kişilerle sınırlıdır. İnternet üzerinden sunulan hiçbir sistem için mutlak güvenlik garantisi verilemez.
9. Haklarınız
KVKK md. 11 kapsamında; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme, eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde silinmesini veya yok edilmesini isteme, işleme itiraz etme ve zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz. Veri taşınabilirliği (portabilite) kapsamında, hesabınıza giriş yaptıktan sonra ayarlar sayfasından kişisel verilerinizi makine tarafından okunabilir formatta (JSON) indirebilirsiniz. Talebin niteliğine göre başvuru ilgili veri sorumlusuna (HeptaCert işleteni Samet Ünsal veya etkinlik düzenleyicisi) contact@heptapusgroup.com adresi üzerinden yönlendirilmelidir. Başvurular en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır; sonuçtan memnun kalmazsanız Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.
10. İlgili Metinler
Kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin ayrıntılı bilgiye Gizlilik Politikası ve Açık Rıza Metni üzerinden ulaşabilirsiniz.